Want to know what happens backstage at Redpill Linpro?
Soon we can welcome you in!
Coming soon
Backstage
Sign up for our newsletter

Avtal ska inte så i vägen för digital transformation

Fri, 05/13/2016 - 08:32 -- Henrik Gavelli
Digital transformation leder till projekt som måste realisera verksamhetens krav snabbare än tidigare. Flexibilitet och agilitet är honnörsord i projektsamarbeten men innan man kommer dit, kan avtalsarbetet innebära stor vånda då man ska jonglera med risk och förtroende i avtalet för att balansera relationen mellan leverantör och kund.

Kunder och leverantörer anser ofta att ett agilt arbetssätt är den snabbaste vägen att realisera resultat men avtalen blir ofta aningen terrorbalans eller fredagsmys - men kan det inte finnas en tredje variant? 

Terrorbalans - inget förtroene, all risk hos leverantören 

Om kunden gör en upphandling utan att känna leverantören och utan att ha byggt ett förtroende i upphandlingsprocessen, kommer kunden kräva en avtalsform med många detaljerade krav och hårda krav på viten. All risk förflyttas till leverantören och kunden behöver ingen projektledare utan kan låta sina jurister följa upp projektet. Man har skapat en terrorbalans där avtalet helt styr utfallet av projektet.

Kunden vill få ut så mycket som möjligt och styr gärna med viten som piska. Leverantören å sin sida försöker minimera sina risker genom att minimitolka alla ingående krav. De viktigaste personerna för driften blir då parternas jurister. I denna terrorbalans fokuserar båda parter på riskminimering istället för värde och effekt. Leverantören måste också ta betalt för de risker som ett avtal med stora viten innebär. Leverantören kan mycket väl jobba agilt internt i sitt projekt men samverkan med kund blir minimal.

Fredagsmyset - stort förtroende, all risk hos kunden 

Om kunden istället har en lång relation med och förtroende för leverantören, väljer kunden ofta ett löpande avtal där man köper ett projekt med ett antal resurser och timmar och låter leverantören fritt jobba tillsammans med kundens projektägare mot det mål man pekat ut. Risken förflyttas till kunden. Risken minimeras av kunden genom i första hand förtroende vilket ofta fungerar bra för de som samverkar i projektet men brukar vara lite mer svårsmält för kundens jurister. I projektet går det ofta bra att jobba agilt fullt ut med ett tätt samarbete mellan leverantör och kund för att nå den nytta och effektmål man eftersträvar. Allt ansvar hamnar på kundens produktägare som är helt i händerna på tidigare byggt förtroende med leverantören.

Vi har alltså att välja mellan att antingen leverantören eller kunden tar all risk.

I första fallet kan det bli höga kostnader för kunden då leverantören måste ta betalt för risken och i det andra scenariot, kan osäkerheten bli stor för kunden, då endast mjuka värden som exempelvis förtroende ligger i vågskålen, framförallt för inköps och avtalsansvariga jurister på kundens sida.

Så hur ska man som kund och leverantör göra om man vill balansera risk och förtroende? Hur väger man mellan förtroende och kontroll?

Formel 1 racet - dela risk för maximerad effekt

I arbetet med att ta fram ett standardavtal för agila projekt inom IT & Telekomföretagen försöker vi istället hitta en balans mellan kund och leverantör. En plats där båda parter kan mötas med en lagom dos risk på varje sida och fokusera på effekt och nytta för kunden.

Men det är inte alltid lätt att komma fram till en balanserad lösning som passar alla situationer. Ofta har olika funktioner inom organisationen olika syn på risk. Det är exempelvis stor skillnad på vad en jurist och en IT-projektledare anser vara en avtalsrisk. Men vi blandade alla möjliga roller och intressenter och kokade ihop en avtalsmall för agila projekt som gör ett försök till balansering.

Terrorbalans uppnås genom att sprintar definieras som fasta till innehåll. När en sprint är överenskommen till innehåll, måste leverantören hålla detta då det annars uppstår en kostnad för leverantören. Detta görs med en sprint i taget för att kunna ta höjd för förändringar under projektet.

En annan flexibilitet man försökt uppnå, är att redan från början avtala antalet time boxade sprintar som kunden köper, och där man kan definiera en eller flera sprintar i slutet som innefattar till exempel test, tilläggsfunktionalitet etc. Läs mer på IT&Telekomföretagens hemsida.

Avtalet ska vara ett smörgåsbord där man i sin avtalssituation kan nyttja hela eller endast vissa delar av avtalet för att på så sätt maximera effekten av sitt projekt.I den digital transformationen behöver många delar samverka för att öka snabbheten i realiseringen av nya initiativ. Se till att avtalsarbetet också är snabbt och effektivt för att främja digitaliseringen.