Skip to main content
2018-09-05

E-arkiv för öppet samhälle och hållbar systemutveckling

2018-09-05
Vi har tillsammans med Västra Götalandsregionen (VGR) utvecklat en e-arkiv lösning som baseras på öppen källkod och byggts tillsammans med dess användare. Lösningen kan göras tillgänglig för andra och skapar direkt nytta i verksamheten.

Mängder av digital information och lång livstid

E-arkiv lösningar som på ett effektivt, strukturerat och kontrollerat sätt kan hantera de växande mängderna av digital information efterfrågas idag av verksamheter inom både privat och offentlig sektor. För många organisationer är det ett krav att kunna tillhandahålla denna funktionalitet.

Med en växande mängd digital information från ett växande antal källor, är det viktigt att en e-arkiv lösning är byggd på ett sätt som gör det möjligt att expandera den med ny funktionalitet över tid, men framförallt gör det möjligt att integrera med olika datakällor och att strukturera stora datamängder så att användarna kan hitta önskad information.

E-arkiv lösningar förväntas dessutom leva länge, vilket gör att de måste vara förberedda för att ta emot datamängder från källor som idag inte är kända och ge användarna möjlighet att förändra beteenden, gränssnitt och struktur för att möta okända utmaningar.

Genom att basera sitt e-arkiv på öppen källkod, där verksamheten får tillgång till programkoden och äganderätten till gjorda anpassningar, kan organisationen anpassa sitt e-arkiv till nya krav över tid oavsett om den ursprungliga produkt- eller implementationsleverantören fortfarande är kvar.

Sharing is caring - och ger kostnadsbesparingar

Genom att basera sitt e-arkiv på öppen källkod med äganderätt till gjorda anpassningar har organisationen också möjlighet att dela utvecklingen (e-arkivet) med andra verksamheter om man önskar. Detta skapar möjligt för gemensamt finansierad utveckling och förvaltning av e-arkivet, vilket kan ge kostnadsbesparingar och är en bevisat effektiv utvecklingsmodell.

Med en effektiv lösning för e-arkivering kan organisationen därmed bidra till ett öppet samhälle med digitalt tillgänglig strukturerad information. Genom öppen källkod och en öppen utvecklingsmodell bidrar man också till långsiktigt hållbar utveckling av lösningen, istället för att skicka pengarna till programvaruleverantörer.

Användarna i centrum

Det som gör e-arkivlösningen som utvecklats tillsammans med VGR extra intressant är att den utvecklats med användarna som kravställare och i centrum. Genom att lösningen är baserad på öppen källkod har det varit möjligt att vara väldigt tillmötesgående kring användarnas önskemål och därför har e-arkiv lösningen kunnat designas av arkivarier för arkivarier.

E-arkivet är såklart webbaserat för att göra det möjligt att enkelt nå från olika plattformar. Processer och rutiner utgår från arkivarier och handläggare som jobbar mycket med e-arkivet.

Annan funktionalitet som tilltalar dig som användare är sökbarheten, genom i systemet tillgänglig facetterad sökning, men också genom integration via APIer till externa Enterprise sökramverk. Självklart kan du i e-arkivet ha full kontroll på spårbarhet och vilka behandlingar som gjorts på ett arkivobjekt.

För dokumenthanteringsplaner finns dynamiskt stöd och arkivstrukturer kan skapas automatiskt baserat på t ex verksamhetsprocesser i just din organisation.

För att styra vem/vilka som har tillgång till specifik funktionalitet finns behörighetsnivåer för alla operationer i e-arkivet och informationsskydd kan erbjudas genom olika åtkomsträttigheter.

Behöver du övertyga din IT avdelning och systemarkitekter om att titta närmare på e-arkivslösningen kan du informera dem om att lösningen är moduluppbyggd, vilket ger flexibilitet att anpassa e-arkivet efter varje verksamhets varierande krav.

Genom integration kan olika verksamhetssystem kontinuerligt leverera dokument till e-arkivet och e-arkivet kan också användas för att ställa av eller pensionera verksamhetssystem.

Vill du veta mer?

Kontakta oss om du är intresserad av att veta mer om vårt öppna och hållbara e-arkiv, eller kom och besök ett av våra seminarier:

Written by Fredrik Svensson