Redpill Linpro Blogs
Shadow IT: når folk løser problemer selv
De fleste informationslækager begynder med friktion.
De foregående dele handlede om kontrol og afhængigheder/kontinuitet. I den sidste historie møder vi en organisation, hvor problemet ikke lå i systemet, men i, hvordan medarbejderne forsøgte at få arbejdet til at fungere. De fleste informationslæk begynder ikke med et indtrængen; de begynder med friktion i hverdagen. Når det er svært at samarbejde nemt, finder folk deres egne veje uden om systemerne.
Almindelige eksempler:
- private cloud-konti, som Google Drev, til hurtig deling af store filer
- specialiserede værktøjer, der dækker et behov, som virksomheden ikke selv dækker, såsom Trello eller andre projektområder
- midlertidige filoverførselstjenester, såsom WeTransfer, når modtageren ikke har adgang
- kopier af dokumenter, der distribueres i e-mailtråde, så "alle har den nyeste version
De risici, der opstår
Dette fører ofte til:
- ukendt lagringssted og jurisdiktion
- uklar adgang, når projekter er afsluttet
- parallelle versioner af dokumenter
- vanskeligheder med at opfylde krav om sletning og registrering
- umulighed for at spore, hvem der har set hvad
- afhængighed af enkelte medarbejderes private konti
Løsningen: gør sikkerhed så enkel som muligt
Organisationen introducerer Nextcloud som den fælles platform til ekstern deling og samarbejde. I stedet for at forsøge at forbyde forskellige værktøjer skaber den et klart førstevalg, der faktisk imødekommer virksomhedens behov. Alle projekter med eksterne parter – kunder, leverandører og konsulenter – får deres eget arbejdsområde, hvor filer deles, og dialogen foregår samlet ét sted.
I praksis betyder det
- eksterne deltagere kan inviteres uden interne konti
- store filer kan deles uden særlige løsninger
- kommentarer og beslutninger forbliver i dokumentet
- rettigheder kan fjernes med det samme, når projektet slutter
- det samme sted bruges hver gang, så ingen behøver at vælge værktøjer
Det starter med at forstå virksomheden.
Vores rolle begynder sjældent med installation af et system. Den begynder med en forståelse af virksomheden. Vi hjælper kunder gennem en indledende undersøgelse, hvor vi i fællesskab kortlægger behov, informationsflows og tekniske krav. På baggrund heraf kan Nextcloud introduceres gradvist eller bredt, afhængigt af hvad organisationen faktisk har brug for.
Redpill Linpro leverer Nextcloud som en færdig SaaS-tjeneste, drevet inden for GDPR-rammerne og i en ISO 27001-certificeret organisation. For virksomheder, der ønsker at eje hele forsyningskæden, implementerer vi også Nextcloud on-premise i kundens egen infrastruktur.
