Skygge-IT: når folk løser problemer selv

De foregående delene tok for seg kontroll og avhengigheter/kontinuitet. I den siste historien møter vi en organisasjon der problemet ikke lå i systemet, men i hvordan folk prøvde å få arbeidet til å fungere. De fleste informasjonslekkasjer starter ikke med et innbrudd, men med friksjon i hverdagen. Når det er vanskelig å samarbeide enkelt, finner folk sine egne veier utenom systemene. 

Vanlige eksempler: 

• private skykontoer, som Google Drive, for rask deling av store filer 
• spesialiserte verktøy som dekker et behov virksomheten ikke har dekket, som Trello eller andre prosjektrom 
• midlertidige tjenester for filoverføring, som WeTransfer, når mottakeren ikke har tilgang 
• kopier av dokumenter som distribueres i e-posttråder slik at «alle har siste versjon»

Dette fører ofte til: 

• ukjent lagringssted og jurisdiksjon 
• uklar tilgang når prosjekter er avsluttet 
• parallelle versjoner av dokumenter 
• vanskeligheter med å oppfylle krav til sletting og registrering 
• umulig å spore hvem som har sett hva 
• avhengighet av enkeltansattes private kontoer

Organisasjonen innfører Nextcloud som felles plattform for ekstern deling og samarbeid. I stedet for å forsøke å forby ulike verktøy, skaper den et tydelig førstevalg som faktisk dekker virksomhetens behov. Alle prosjekter med eksterne parter – kunder, leverandører og konsulenter – får sitt eget arbeidsområde der filer deles og dialogen foregår på ett sted.

I praksis betyr dette at

• eksterne deltakere kan inviteres uten interne kontoer 
• store filer kan deles uten spesialløsninger 
• kommentarer og beslutninger forblir knyttet til dokumentet 
• rettigheter kan fjernes umiddelbart når prosjektet avsluttes 
• det samme stedet brukes hver gang, og ingen trenger å velge verktøy

Vår rolle begynner sjelden med å installere et system. Den begynner med å forstå virksomheten. Vi bistår kunder gjennom en forstudie der vi sammen kartlegger behov, informasjonsflyt og tekniske krav. Basert på dette kan Nextcloud innføres gradvis eller bredt, avhengig av hva organisasjonen faktisk trenger. 

Redpill Linpro leverer Nextcloud som en ferdig SaaS-tjeneste, drevet innenfor rammene av GDPR og i en ISO 27001-sertifisert organisasjon. For virksomheter som ønsker å eie hele leveransekjeden, implementerer vi også Nextcloud on-premise i kundens egen infrastruktur.