Shadow IT: när människor löser problem på egen hand

De tidigare delarna behandlade kontroll och beroenden/kontinuitet. I den senaste berättelsen möter vi en organisation där problemet inte låg i systemet, utan i hur människor försökte få arbetet att fungera. De flesta informationsläckor börjar inte med ett intrång; de börjar med friktion i vardagen. När det är svårt att samarbeta smidigt hittar människor egna sätt att kringgå systemen. 

Vanliga exempel: 

• privata molnkonton, till exempel Google Drive, för att snabbt dela stora filer 
• specialiserade verktyg som fyller ett behov som verksamheten saknar, till exempel Trello eller andra projektytor 
• tillfälliga filöverföringstjänster, till exempel WeTransfer, när mottagaren saknar åtkomst 
• kopior av dokument som distribueras i e-posttrådar så att "alla har den senaste versionen

Detta leder ofta till: 

• okänd lagringsplats och jurisdiktion 
• otydlig åtkomst när projekt har slutförts 
• parallella versioner av dokument 
• svårigheter att uppfylla krav på radering och registrering 
• omöjlighet att spåra vem som har sett vad 
• beroende av enskilda anställdas privata konton

Organisationen introducerar Nextcloud som den gemensamma plattformen för extern delning och samarbete. Istället för att försöka förbjuda olika verktyg skapar den ett tydligt förstahandsval som faktiskt möter verksamhetens behov. Alla projekt med externa parter – kunder, leverantörer och konsulter – får sin egen arbetsyta där filer delas och dialog förs på ett och samma ställe.

I praktiken innebär detta

• externa deltagare kan bjudas in utan interna konton 
• stora filer kan delas utan särskilda lösningar 
• kommentarer och beslut stannar kvar i dokumentet 
• behörigheter kan tas bort omedelbart när projektet avslutas 
• samma plats används varje gång, ingen behöver välja verktyg

Vår roll börjar sällan med att installera ett system. Den börjar med att förstå verksamheten. Vi hjälper kunder genom en förstudie där vi gemensamt kartlägger behov, informationsflöden och tekniska krav. Utifrån detta kan Nextcloud införas gradvis eller brett, beroende på vad organisationen faktiskt behöver. 

Redpill Linpro levererar Nextcloud som en färdig SaaS-tjänst, driven inom ramen för GDPR och i en ISO 27001-certifierad organisation. För företag som vill äga hela leveranskedjan implementerar vi även Nextcloud on-premise i kundens egen infrastruktur.