Digital suverenitet i praksis: Teknologien finnes, men hvordan lykkes vi med endringen?

Diskusjonene var åpne og konkrete, og det kom frem verdifulle perspektiver fra flere hold. Her er sju av de viktigste innsiktene vi tar med oss fra formiddagen.

Nesten alle organisasjonene som var representert, brukte Microsoft eller Google som samarbeidsplattform. Noen hadde begynt å undersøke Nextcloud, mens én organisasjon allerede brukte plattformen. Samtidig mente nesten alle deltakerne at det allerede finnes modne europeiske alternativer med god funksjonalitet. 

Da vi spurte om organisasjonene deres ville være betydelig mindre avhengige av Microsoft om fem år, svarte et klart flertall at de trodde det. Dette viser et interessant gap mellom ambisjoner og dagens situasjon. Viljen til å utforske alternativer er der, men det betyr ikke at veien videre blir enkel. En utfordring som ble trukket frem, var hvordan organisasjoner over mange år har bygget opp integrasjoner og arbeidsprosesser rundt Microsofts økosystem. Hver nye integrasjon og avhengighet kan gjøre en fremtidig overgang mer krevende. 

Digital suverenitet handler derfor ikke bare om hvilke teknologiske alternativer som finnes i dag. Det handler også om å unngå at dagens teknologivalg begrenser handlingsrommet i morgen.

Da deltakerne diskuterte mulige hindringer, var det ikke først og fremst teknisk implementering eller sikkerhetskrav som skapte bekymring. Samtalen vendte stadig tilbake til brukerne. Nesten alle deltakerne mente at brukernes aksept er avgjørende for at en migrering skal lykkes. 

Én deltaker hadde et annet perspektiv og mente at brukerne må tilpasse seg den løsningen som best ivaretar organisasjonens krav til kontroll og sikkerhet. Samtidig var det bred enighet om at alternative plattformer må holde tilstrekkelig høy kvalitet og dekke virksomhetens funksjonelle behov. Det er ikke nok å innføre en plattform som fungerer teknisk. 

Organisasjonen må også forklare hvorfor endringen gjennomføres, involvere virksomheten, lære opp brukerne og gi dem forutsetninger for å tilpasse arbeidsmåtene sine. Flere deltakere opplevde at endringsledelse fortsatt får for liten plass i IT-prosjekter. 

Det reiser et viktig spørsmål: Legger vi for stor vekt på å innføre nye systemer og for liten vekt på å sikre at folk faktisk tar dem i bruk?

I en av øvelsene ba vi deltakerne se for seg et scenario der organisasjonens overgang til en mer suveren digital arbeidsplass hadde mislyktes om fem år. Hva hadde gått galt? 

Et scenario som ble trukket frem, var at organisasjonen migrerer fra Microsoft eller Google til en alternativ plattform, men at brukerne blir misfornøyde. Uten tilstrekkelig styring, opplæring og endringsledelse begynner medarbeiderne å finne sine egne løsninger. Skygge-IT vokser frem, og organisasjonen risikerer til slutt å gå tilbake til den tidligere plattformen. 

Dette scenarioet illustrerer en viktig risiko. En teknisk gjennomført migrering er ikke nødvendigvis en vellykket migrering. Hvis brukerne ikke blir med på endringen, kan organisasjonen få nye utfordringer knyttet til sikkerhet, kontroll og informasjonshåndtering – nettopp områdene overgangen skulle bidra til å forbedre. Endringsledelse kan derfor ikke legges til mot slutten av et migreringsprosjekt. Den må være en del av strategien fra starten av.

Et annet interessant tema var samarbeid mellom organisasjoner. En deltaker tok opp utfordringene kommuner møter når de samarbeider med hverandre. Selv om én kommune velger å ta i bruk Nextcloud, hva skjer dersom de andre kommunene fortsetter å bruke Microsoft? Blir samarbeidet vanskeligere? 

Kan organisasjonen oppleve et press om å bruke samme plattform som samarbeidspartnerne? Dette viser at avhengigheter ikke bare finnes i organisasjonens eget IT-miljø. De finnes også mellom organisasjoner. Digital suverenitet må derfor ses i sammenheng med interoperabilitet – muligheten til å samarbeide, dele informasjon og kommunisere på tvers av ulike teknologiske plattformer. Målet trenger ikke å være at alle organisasjoner bruker den samme løsningen. 

Det viktige er at de kan velge ulike løsninger uten at det går ut over samarbeidet.

I løpet av formiddagen fikk deltakerne høre konkrete eksempler fra organisasjoner som allerede har tatt steg mot mer digitalt suverene arbeidsplasser. Deltakerne satte særlig pris på at presentasjonene ikke bare viste resultatene, men også utfordringene organisasjonene hadde møtt underveis. Mange av spørsmålene handlet om dokumenthåndtering, eksisterende maler og dokumenter som har blitt utviklet gjennom mange år i Microsofts miljø. Ved første øyekast kan dette virke som en mindre utfordring. 

En gammel dokumentmal kan tross alt bygges opp på nytt. Men i større organisasjoner kan det finnes et stort antall dokumentmaler, avanserte dokumenter og etablerte arbeidsprosesser som medarbeiderne er avhengige av i det daglige arbeidet. Det som er teknisk mulig å endre, kan likevel kreve betydelig innsats og tilpasning. 

Derfor er det viktig å teste tidlig sammen med faktiske brukere. Hvilke dokumenter og arbeidsflyter er mest kritiske? Hva fungerer med en gang? Hva må tilpasses? Ved å involvere virksomheten tidlig kan organisasjonen avdekke utfordringer før de påvirker hele organisasjonen.

Kostnader var også et tema i diskusjonene. Én deltaker påpekte at en migrering krever innledende investeringer, og at det kan ta tid før eventuelle besparelser blir synlige. Samtidig understreket flere deltakere betydningen av kontroll og sikkerhet. Dette viser at valg av digital plattform handler om langt mer enn lisenskostnader. 

Det handler også om å redusere leverandøravhengigheten, beholde kontrollen over egne data og skape fleksibilitet til å tilpasse det digitale miljøet når behovene endrer seg. Diskusjonen berørte også betydningen av exit-planer og hvor viktig det er å teste dem i praksis. En dokumentert exit-plan er et godt utgangspunkt. 

Men det er først når organisasjonen prøver å forlate en leverandør i praksis, at det blir tydelig hvilke avhengigheter og utfordringer som finnes. Ved å teste exit-planen får organisasjonen et mer realistisk bilde av sitt eget handlingsrom og hva som skal til for å gjennomføre en fremtidig overgang.

Vi avsluttet rundebordssamtalen med et spørsmål til deltakerne: 

Hva vil du gjøre i løpet av de neste 90 dagene for å gjøre organisasjonen din mer digitalt suveren? 

Svarene handlet først og fremst om å øke den interne bevisstheten, dele kunnskap om alternativer til Microsoft og Google, engasjere flere kolleger og undersøke muligheten for å gjennomføre et proof of concept. Dette er kanskje en av de viktigste innsiktene fra formiddagen. 

Overgangen til digital suverenitet trenger ikke å begynne med en beslutning om å erstatte hele den digitale arbeidsplassen. Den kan starte med å kartlegge eksisterende avhengigheter, teste en alternativ løsning på et avgrenset område, involvere brukerne eller undersøke om organisasjonens exit-plan faktisk fungerer. 

Det viktigste er å begynne å skape større handlingsrom.