Foto: Sida
“Vi strävar efter att vara ett enat Sida, och Mattermost är det som håller oss samman. Vill du veta vad som händer, hamnar du troligen i Mattermost.” — Niclas Cronsioe, IT-chef, Sida
- • I samarbete med Redpill Linpro har Sida driftsatt en managerad Mattermost-instans
- • Sida har gått från Trello till Mattermost Boards för kommunikation och projektarbete
- • Samlat kommunikation för att öka samsynen inom organisationen
Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete (Sida) är en statlig myndighet med uppdrag att bekämpa fattigdom, förbättra levnadsvillkor och stötta humanitära insatser runt om i världen. Myndigheten, som grundades 1995 och samarbetar med organisationer som United Nations och Röda Korset, har över 750 medarbetare fördelade mellan huvudkontoret i Sundbyberg och svenska ambassader världen över.
Ett behov av att migrera till säkra samarbetsverktyg
År 2023 ville Sida öka produktiviteten i teamen genom att införa nya samarbetsverktyg. Organisationen började då se över sin IT-infrastruktur – och blev något förvånade över hur många medarbetare som faktiskt använde Trello för projektledning och uppföljning av arbetsuppgifter, utan att det hade godkänts av organisationen eller kommunicerats centralt.
"Det var ungefär vid den tiden som Trello hade ett säkerhetsintrång," säger Niclas Cronsioe, IT-chef på Sida. "Vi hade fått en ny generaldirektör, och när han fick reda på det sa han bara: ’Stäng ner det, stäng ner det’, och att vi behövde hitta ett annat verktyg för våra Kanban-tavlor."
I samarbete med Redpill Linpro för att driftsätta Mattermost
När Sida-teamet började utforska möjliga alternativ – inklusive Zoom och Nextcloud – tog de kontakt med Redpill Linpro, en leverantör av säkra IT-lösningar för Norden, för att ta reda på hur de kunde hjälpa teamet att lösa dessa utmaningar utifrån behovsbilden.
Efter att ha använt Mattermost internt i flera år – och hjälpt många av sina kunder att implementera säkra samarbetsplattformer – föreslog Redpill Linpro att Sida skulle utforska den för sin egen del.
"Vi tittade på Mattermost och andra plattformar genom Redpill Linpro," säger Cronsioe, och tillägger att Mattermost nämndes i dSam rapporten – ett samarbete mellan flera svenska myndigheter som syftade till att hitta och utvärdera säkra och regelefterlevande samarbetslösningar.
Efter samarbetet med Redpill och en lyckad proof-of-concept-period med Mattermost, blev Cronsioe och hans team övertygade om att det var den optimala lösningen för deras behov.
"Mattermost var mer lämpligt för det sätt vi använde digitala verktyg på," förklarar Cronsioe. "Jag tänkte att det skulle vara en lämplig plattform för oss."
Redpill Linpro driftsatte lösningen i sitt eget datacenter i Norge, vilket uppfyller både ISO 27001 och GDPR. Redpill Linpro samarbetade tätt med Sida för att driftsätta och anpassa en Mattermost-lösning som mötte organisationens specifika behov.
Tillsammans med Sidas anställda såg de till att plattformen konfigurerades för att bäst stödja organisationens arbetsflöden. Redpill Linpro utbildade Sidas personal om hur de effektivt kan använda Mattermost inom sina verksamheter.
Partnerskapet fortsätter genom löpande förvaltning, gemensam planering av framtida förbättringar och kontinuerlig utforskning av hur Mattermost kan stödja Sidas utvecklande organisatoriska behov ytterligare.
Genom samarbetet med Redpill Linpro kunde Sida driftsätta och framgångsrikt rulla ut Mattermost inom tre månader.
"Det gick verkligen snabbt," säger Cronsioe.
Foto: Sida
Att dra nytta av Mattermosts omfattande funktionalitet
Sidas införande av Mattermost började i huvudsak som en ersättning för Trello, där kommunikationen flyttades över till Mattermost och uppföljning av arbetsuppgifter/projektledning till Mattermost Boards. Tack vare Mattermosts välbekanta och intuitiva design – och det nära stödet från Redpill Linpro – kunde Sidas medarbetare börja använda plattformen produktivt från dag ett.
"Redpill Linpro hjälpte oss att etablera plattformen och gav mycket stöd i att sätta upp de första mallarna för våra Boards, leda oss och guida oss," fortsätter Cronsioe. "Vi hade några personer på Sida som var riktigt vassa på att använda Boards. Jag blev förvånad över hur snabbt de tog till sig alla funktioner i Mattermost och skapade riktigt avancerade boards på väldigt kort tid. Det fanns ingen egentlig förlust jämfört med Trello."
Det finns alltid ett visst motstånd när anställda ombeds byta från ett välbekant verktyg till något nytt. Men tack vare att en kärna av superusers snabbt tog Mattermost till sig, blev det enklare för Sida att få resten av verksamheten att integrera plattformen i sitt dagliga arbete.
Sida började implementera Microsoft 365 i början av pandemin. Men till följd av Schrems II-domen – som väckte oro kring lagligheten i att överföra personuppgifter från Europa till molntjänster baserade i USA – valde de i slutändan att inte fullt ut rulla ut Teams.
"Nu tittar vi på hur vi kan använda Mattermost som ett bra alternativ till Teams alla funktioner," säger Cronsioe.
Inför övergången har Sida skapat en kanal för varje avdelning, för att effektivisera kommunikationen, öka fokus och säkerställa att alla är uppdaterade och samordnade.
Förbättrad regelefterlevnad
Mattermost har varit ovärderligt i arbetet med att uppfylla nya myndighetskrav.
"Vi måste vara mycket mer transparenta i hur vi planerar våra uppdrag och hur vi rapporterar tillbaka," säger Cronsioe. "Mattermost har varit en stor hjälp i att navigera den här stora politiska förändringen."
Som en liten statlig myndighet kan varje beslut Sida fattar få stora konsekvenser. När organisationen nu använder Mattermost dagligen, är de trygga i att de gjorde ett klokt val.
"Vi måste väga våra beslut mycket noggrant," förklarar Cronsioe. "Vi är väldigt nöjda med att vi valde Mattermost. Det används så brett."
Framåt planerar Sida att fortsätta samarbetet med Redpill Linpro för att utforska hur andra delar av plattformen – som Mattermost Playbooks och Copilot – kan anpassas till deras verksamhet.
Foto: Sida
"Vi strävar efter att vara ett enat Sida, och Mattermost är det som håller oss samman," avslutar Cronsioe. "Om du vill veta vad som händer i organisationen, hamnar du troligen i Mattermost." — Niclas Cronsioe, IT-chef, Sida
