Oberoende, regelkompatibel och enhetlig samverkan för dagliga arbetsflöden
“Med Rocket.Chat får vi ett verktyg för kommunikation som är mycket enkelt att använda och samtidigt möter våra krav på regelefterlevnad.”
Jenny Nilsson, IT Strateg på Elsäkerhetsverket
Foto: Elsäkerhetsverket
Utmaning
Hitta en regelkompatibel och pålitlig lösning för kommunikation och samarbete
Precis som många andra myndigheter använde Elsäkerhetsverket tidigare Skype for Business, men bytte sedan till StarLeaf. När plattformen gick i konkurs och slutade supporteras 2022 var de tvungna att agera snabbt för att deras användare inte skulle stå utan möjlighet att kommunicera och samarbeta digitalt.
Myndigheten krävde en lösning som uppfyllde strikta krav på hur information och personuppgifter får behandlas. Med de föränderliga dataskyddsreglerna var det inte ett alternativ att använda molnlösningar utanför EU.
För att få vägledning tittade de på en eSams slutrapport från projektet Digital samarbetsplattform. Bland rekommendationerna stod Rocket.Chat ut för dess användbarhet, vilket blev avgörande för Elsäkerhetsverket.
I deras sökande efter en ersättare vände de sig till Redpill Linpro, som är en pålitlig partner med en beprövad erfarenhet av att implementera säkra och efterlevnadsanpassade lösningar för svenska myndigheter.
Med säkerhet, regelefterlevnad och användbarhet som utgångspunkter valdes Rocket.Chat som chatlösning och Jitsi som videomötestjänst, som de pålitliga kommunikationsverktygen Elsäkerhetsverket behövde.
Foto: Elsäkerhetsverket
Lösning
Hur Rocket.Chat blev en väsentlig del av den dagliga verksamheten inom myndigheten
Idag är Rocket.Chat mer än bara ett verktyg för kommunikation; det är en grundstomme för effektivt och pålitligt samarbete.
“Rocket.Chat uppfyllde många av kommunikationsbehov – säker kommunikation, ljud- och video-samtal och dokumentdelning. Det uppfyllde alla våra säkerhets- och användbarhetskrav” säger Jenny Nilsson, Elsäkerhetsverket.
Att säkerställa de högsta standarderna för datasäkerhet för Elsäkerhetsverket, oavsett vilken typ av implementation
Elsäkerhetsverkets högsta prioritet var behandling av information och personuppgifter där regelefterlevnad var skall-krav. Redpill Linpros oberoende molnbaserade lösning som behåller data säkert inom EU var den perfekta lösningen.
Hur Rocket.Chat stärker Elsäkerhetsverkets uppdrag
En utmärkande egenskap tycker Elsäkerhetsverket är möjligheten att spara möteschattar och att automatiskt kunna skapa diskussioner efter samtalen.
“Att kunna spara chattarna och referera till dem senare gör att mötena blir effektivare och handlingsbara. Det är verkligen uppskattat hos oss.” Jenny Nilsson, Elsäkerhetsverket
Så här hjälper Rocket.Chat dem att fokusera på vad de gör bäst:
- Realtidskommunikation i det dagliga arbetet: Rocket.Chat används till både snabba uppdateringar och djupa diskussioner. Att skicka meddelanden och ringa är nu någonting som kommer naturligt, sömlöst integrerat i deras vardagliga arbete.
- Pålitlig och krisberedskapssäker kommunikation: I krisläge blir Rocket.Chat livlinan. Det ger en säker, pålitlig kanal för att koordinera uppdateringar, lösa problem och hålla organisationen igång utan störningar.
- Hålla kontakten på en hybrid arbetsplats: Oavsett om man arbetar på distans eller sitter på kontoret tillser Rocket.Chat att kommunikationsvägarna alltid är inom räckhåll. Elsäkerhetsverket har nytta av den mobila tillgängligheten som stödjer deras hybrida arbetsplats och låter deras anställda att vara produktiva och uppkopplade oavsett var de är.
- Sömlös projektkoordination: Från planering till exekvering hjälper Rocket.Chat teamen att följa upp uppgifter och dela uppdateringar.
Redpill Linpro: En pålitlig partner inom EU
Elsäkerhetsverket var beroende av Redpill Linpros expertis för ett smidigt genomförande. Känt för att leverera säkra lösningar för den digitala arbetsplatsen till myndigheter gjorde Redpill Linpros rykte och handfasta angreppssätt dem till den perfekta partnern i detta projekt.
“Redpill Linpro har varit en aktiv deltagare I flera myndighetsprojekt och en viktig partner inom dSam projektet – ett projekt som initierats för att hitta säkra lösningar för digitalt samarbete. De var varmt rekommenderade av andra inom sektorn så vi kontaktade dem för att få hjälp att välja rätt lösning.” Jenny Nilsson, Elsäkerhetsverket
Tack vare Redpill Linpros effektiva implementation hade Elsäkerhetsverket Rocket.Chat igång på bara två dagar – detta vittnar på deras erfarenhet och engagemang för att stödja myndighetskunder.
“Vi förstod att Elsäkerhetsverket var i en position där de var tvungna att implementera en ny lösning snabbt om de inte skulle stå utan kommunikationslösning eftersom deras dåvarande lösning skulle sluta supporteras. Vi samarbetade med Elsäkerhetsverket för att få till en snabb och effektiv implementation för att säkerställa att deras arbete kunde fortgå utan problem.“ Filipa Lourenco, Redpill Linpro.
Redpill Linpro har ett nära samarbete med Elsäkerhetsverket för att säkerställa att deras kommunikationsplattform fungerar bra. Detta inkluderar att proaktivt utvärdera deras behov, framföra uppdateringar för nya Rocket.Chat och Jitsi inställningar, planera och utföra systemuppdateringar, finjustering av inställningar för att dessa ska stämma med Elsäkerhetsverkets förändringar och förväntningar.
"En digital arbetsplats och effektivt samarbete är mer än bara inköp och implementation av mjukvara – det är en pågående resa. I samband med att människor och deras behov utvecklas, ändras deras behov. Marknaden ändras för att möta dessa behov. Vi håller oss proaktiva i att förstå våra kunders utvecklingsbehov, säkerställer att de har rätt verktyg, konfiguration och förståelse för att skapa en lösning som verkligen stödjer deras behov." Filipa Lourenco, Redpill Linpro
Redpill Linpro har hjälpt ett flertal kunder att migrera från proprietära samarbetslösningar till open-source-alternativ. Med en omfattande “one-stop shop” inriktning har bolaget inte bara egen hosting av dessa lösningar i deras GDPR-kompatibla datacenter utan sköter även drift, support och utveckling för att möta kundernas behov.
Foto: Elsäkerhetsverket
Resultat
Säker, produktiv och snabb kommunikation
Rocket.Chat stödjer kommunikation och produktivitet på Elsäkerhetsverket genom att leverera konkreta och mätbara resultat:
- Alltid uppkopplad: Oavsett var de är kan Elsäkerhetsverkets användare nå kollegor snabbt för att få arbetet att flyta smidigt.
- Färre e-postmeddelanden, snabbare resultat: Snabba videosamtal har ersatt långa e-posttrådar vilket sparar tid och får saker gjorda snabbare.
- Redo för kritiska stunder: Även om Elsäkerhetsverkets andra system ligger nere fungerar systemen som Redpill Linpro levererar, vilket gör Rocket.Chat och Jitsi till verktygen man använder för informationsdelning i krissituationer.
- Förbättrad produktivitet: Genom att snabba på kommunikationen genom meddelanden samt med ljud- och video-samtal eliminerar Rocket.Chat och Jitsi förseningar och förbättrar effektiviteten.
“En av sakerna som sticker ut är stabilitet. På 3 år har vi endast skickat in ett fåtal supportärenden till Redpill Linpro, vilket visar på plattformens stabilitet." Jenny Nilsson
Om du är ute efter ett kommunikationsverktyg kommer här ett meddelande från Jenny till dig:
“Det finns många verktyg där ute och det är viktigt att välja det som passar dina behov. Vi tittade bortom standardprodukterna och hittade Rocket.Chat, vilket passade oss perfekt. Det är lättanvänt och möter alla våra krav.
Utforska dina alternativ och välj det som passar dig bäst – det finns inte bara ett verktyg på marknaden. Vi är nöjda med vårt val och har inga planer på att ändra det." Jenny Nilsson
Om Elsäkerhetsverket
Elsäkerhetsverket är en svensk myndighet som arbetar för hög elsäkerhet och för att elektriska utrustningar inte ska störa varandra. Deras uppdrag är att förebygga skador orsakade av elektricitet på person och egendom samt störningar på radiokommunikation och näringsverksamhet inom området elektromagnetisk kompatibilitet (EMC). De utför tillsyn och marknadskontroll, tar fram föreskrifter och allmänna råd och bidrar till standardiseringsarbete på nationell och internationell nivå.
