Bli en effektiv Product Owner 4 - kommunicera och samarbeta med intressenter

För att kunna skapa förutsättningar för en effektiv kommunikation med alla intressenter är det viktigt att du börjar med att identifiera vilka intressenterna är. Detta kan göras på många olika sätt, men jag har upptäckt att det som fungerar bäst är en kombination av följande metoder:

• Intressentanalys - Skapa en lista med alla grupper och personer som kan påverkas eller tänkas ha intresse av produkten teamet utvecklar. Det viktiga här är att tänka brett och inte snäva in sig för mycket. Du kan alltid avgränsa dig i ett senare skede. Intressenter kan inkludera kunder, chefer, beställare, investerare, marknadsförare, supportpersonal, slutanvändare, drifttekniker med flera. Tänk också på att listan med intressenter är ett levande dokument. Några kan tillkomma och andra kan falla bort allteftersom produkten och/eller organisationen utvecklas.

• Använd brainstorming och gå utanför teamet - Anordna sittningar både med ditt team och andra utanför teamet som kan ha intresse av produkten där ni tillsammans kan komma med idéer om vilka intressenter som kan finnas.

• Gå igenom data och dokumentation - Genom att analysera data i form av källkodsrepon, databaser mm och gammal dokumentation kan du få värdefulla ledtrådar om vilka intressenter som funnits tidigare. Det kan röra sig om gamla kundundersökningar, brainstormingsessioner eller andra typer av marknadsundersökningar.

• Intervjuer, enkäter, personas och analys av produktens ekosystem - Jag har tidigare varit inne på det här med intervjuer och personas och faktum är att det också kan användas här med framgång. Att dessutom sätta in det i produktens ekosystem gör också att du kan få ett bredare perspektiv genom att studera den marknad där din produkt kommer att vara verksam.

När du väl har fått en uppfattning om vilka intressenterna är har det blivit dags att etablera både formella och informella kommunikationskanaler med dem. Den mer formella delen handlar om att etablera och komma överens om en kommunikationsplan som tydligt beskriver vem du behöver kommunicera med, hur ofta och eller vid vilka tillfällen och vilka verktyg som ska användas.

Under denna rubrik ingår också att definiera hur mötesstrukturen ska se ut. Finns det möten med samma intressenter på olika nivåer, t.ex. operativa, taktiska och strategiska möten? Hur ofta ska dessa olika grupperingar träffas och vilka personer/roller ska ingå i dessa möten?

Som vid all kommunikation oavsett om den är formell eller informell gäller som vanligt att vara lyhörd, responsiv och att lyssna aktivt. Tänk också på att skapa transparent och tillgänglig dokumentation oavsett om det handlar om minnesanteckningar, rapporter, mailtrådar eller annan typ av kommunikation. 

Tydlighet och öppenhet är två nyckelord när det gäller att förmedla både de kortsiktiga och de mer långsiktiga målen med produkten. I rollen som PO är det bra om du tydligt kan förklara vad produkten syftar till att uppnå och vilka fördelar den erbjuder. Använd enkla och konkreta termer som gör det lättare för intressenterna att förstå produkten, vad den kan erbjuda och vilka behov den kan tillfredsställa.

Fördelen med den etablerade kommunikationen jag diskuterade tidigare är att intressenterna råkar ut för färre obehagliga överraskningar dels eftersom de är involverade i hela processen med att ta fram mål och visioner för produkten, men också för att vi har våra löpande möten där vi diskuterar eventuella förändringar och/eller ändra förutsättningar.

I dessa löpande möten ingår ju också att involvera intressenterna i den löpande utvecklingen av produkten. Detta kan ske genom att bjuda in till produktdemonstrationer, utvärderingssessioner, användartester och liknande. Ju mer du involverar intressenterna och ju tidigare de engageras desto mindre tid behöver du ägna åt att förankra, motivera och anpassa produktens mål och vision.

Eftersom intressenter består av människor från olika delar av organisationen eller av olika typer av kunder kommer det att uppstå frågeställningar, förväntningar eller önskemål där de olika grupperingarna tycker olika. I vissa fall kanske det går att tillfredsställa alla önskemål, även om det kanske blir en del hetsiga diskussioner kring hur saker och ting ska prioriteras.

Det som är viktigt för en grupp kanske inte alls är lika viktigt för en annan grupp med andra intressen och ett annat fokus.

Det kommer också uppstå situationer där det inte bara är prioriteringen som diskuteras…. Vid dessa tillfällen är det viktigt att du som PO är lyhörd, flexibel och empatisk. Jag har ju tidigare pratat om det här med att lyssna aktivt och i situationer som håller på att utvecklas till konflikter är det ännu viktigare. Försök att lyssna in de olika viljorna ordentligt och sätt dig in i varför de tycker som de gör och vad deras motiv är.

Väg in alla deras argument och försök hitta tillfredsställande lösningar eller åtminstone lösningar som gör ”minst ont” och där du också som PO balanserar detta med produktens tillväxt och teamets kapacitet. Undvik att hamna i ett ”blame-game” där det ska hittas en syndabock. Fokusera på att hitta lösningar och använd samma princip som när incidenter hanteras:

• Vad är det som har hänt? Beskriv konflikten/meningsskiljaktigheten.
• Varför uppstod konflikten?
• Hur löste vi konflikten? Blev det en kompromiss? Ett demokratiskt beslut?
• Hur minimerar vi risken för att det ska uppstå en liknande konflikt igen?

Sammanfattningsvis bidrar alla tidigare steg till att det blir betydligt enklare att bygga meningsfulla, långsiktiga, konstruktiva relationer med intressenterna. Så länge du är proaktiv i din kommunikation och interaktion med intressenterna och visar ditt engagemang och din vilja att samarbeta kommer du också att bygga upp förtroendekapital som är värdefullt i dina relationer.

Öppenhet, transparens, ärlighet kombinerat med ett aktivt, empatiskt lyssnade bidrar också till att skapa tillit i relationen. Satsa också på att hela tiden utveckla samarbetet ytterligare för ett enklare nå gemensamma mål och framgångar för produkten.

Nu när vi har skapat bra grundförutsättningar för vårt team och vår produkt tänkte jag komma in på hur vi kan hantera produktutvecklingsprocessen på ett bra sätt. Mer om det i nästa artikel.