Så lyckas du med migreringen – få med hela organisationen på resan

Vill du verkligen lyckas behöver du engagera, lyssna och involvera hela organisationen och inte bara IT-avdelningen. I den här bloggen delar vi våra bästa tips för hur du får med hela organisationen, skapar engagemang och ser till att den digitala arbetsplatsen blir ett verktyg som verkligen används och uppskattas.

1. Tänk inte på den digitala arbetsplatsen som bara en samling verktyg 
   
   En digital arbetsplats är inte bara en samling tekniska lösningar – den handlar om hur människor samarbetar, delar kunskap och skapar värde tillsammans. För att migreringen ska bli framgångsrik behöver du se helheten: teknik, arbetsprocesser och kultur måste gå hand i hand. 
   
   Fråga dig vilka processer som är centrala i organisationen och i medarbetarnas vardag. Hur kan de nya systemen stötta dessa processer på bästa sätt? Finns det processer som behöver anpassas till det nya verktyget? Och vilka “edge cases” riskerar att falla utanför systemet samt hur ska dessa lösas? Genom att förstå helheten och ta med människorna som faktiskt använder systemen i diskussionen ökar chansen att den digitala arbetsplatsen blir både användbar och uppskattad. 
    
2. Gör det inte bara till ett IT-projekt 
   
   Teknik är en viktig del, men det är människorna som avgör om migreringen lyckas. Involvera HR, kommunikation, verksamhetsutveckling, chefer, mm. 
    
3. Kommunicera: tidigt och ofta 
   
   Osäkerhet skapar motstånd. Genom att kommunicera kontinuerligt och öppet bygger ni förtroende och förståelse. Förklara varför migreringen görs, vad som kommer att förändras och hur det påverkar vardagen. Upprepa budskapet i flera kanaler. 
    
4. Våga testa, lär och förbättra över tid 
   
   Ingen migrering blir perfekt direkt. Det är viktigt att våga tänka om när något inte fungerar som planerat. Genom att arbeta iterativt och testa funktioner i mindre skala, samla feedback från användarna och justera under resans gång skapar du både trygghet och engagemang. 
   Släpp idéen om att allt måste vara perfekt vid lansering. Istället kan ni lansera förbättringar stegvis, låta medarbetarna uppleva förändringen i praktiken och successivt förfina lösningarna. Denna approach gör att organisationen känner sig delaktig, problem kan upptäckas tidigt och lösningarna blir mer användarvänliga och hållbara över tid. 
    
5. Involvera organisationen: de vill vara delaktiga 
   
   De som använder systemen varje dag har ovärderlig kunskap om hur arbetet verkligen fungerar. Att tidigt ta in deras perspektiv kan göra hela skillnaden för en lyckad migrering. Låt medarbetarna testa nya lösningar i praktiken, samla in deras feedback och skapa öppna dialoger om både utmaningar och förbättringsmöjligheter. 
   
   När medarbetarna känner att deras erfarenheter och åsikter verkligen tas på allvar, växer engagemanget och förståelsen för förändringen. De blir inte bara mottagare av nya system, de blir aktiva medskapare som kan identifiera potentiella problem, bidra med idéer och sprida motivation till kollegor. 
    
6. Mobilappar är viktigare än du tror 
   
   I många organisationer är datorn det primära arbetsverktyget. Samtidigt har mobilen i privatlivet helt förändrat hur vi samarbetar och kommunicerar, den är alltid nära till hands. Genom att erbjuda mobilappar till medarbetarna stödjer ni ett mer modernt och flexibelt arbetssätt. Det är särskilt viktigt för roller där datorn inte alltid finns tillgänglig, som för fältarbetare eller räddningspersonal. Säkerställ därför att de nya lösningarna fungerar smidigt och intuitivt i mobilen, det kan bli avgörande för hur väl systemet tas emot. 
    
7. Skapa ett nätverk av ambassadörer och superanvändare 
   
   Ambassadörer och superanvändare är nyckeln till att få med hela 
   organisationen på resan. Genom att utse personer i olika avdelningar och team som får djupare kunskap om det nya systemet, skapar du ett stödjande nätverk som kan guida kollegor, svara på frågor och sprida goda exempel på användning. 
   
   Vi är dessutom naturligt mer benägna att lyssna på någon vi känner och tycker om. När kollegor visar engagemang och förklarar hur systemet fungerar i vardagen blir budskapet både trovärdigt och lättare att ta till sig. Ambassadörerna fungerar därför som både praktiska guider och inspiratörer, vilket stärker både acceptans och engagemang. 
    
8. Använd motstånd till din fördel 
   
   Motstånd från medarbetare behöver inte vara något negativt, det kan istället bli en värdefull resurs. Ofta beror motstånd på verkliga behov, oro för arbetsbelastning eller osäkerhet kring nya arbetssätt. 
   
   Ta med dessa medarbetare i projektet som en referensgrupp. Lyssna på deras synpunkter, analysera deras behov och fundera på hur det nya systemet kan adressera deras utmaningar. När du visar att deras input tas på allvar och att systemet faktiskt kan lösa deras problem, förvandlas många kritiker till allierade. 
   
   Dessa allierade blir värdefulla ambassadörer: de kan bidra till att förbättra implementationen, identifiera blinda fläckar och sprida motivation till andra medarbetare.

Vi hoppas att de här tipsen kan vara till hjälp för dig på din förändringsresa, oavsett vilken riktning den tar!