Informationsläckor börjar ofte med friktion
I de tidigare delarna handlade det om kontroll och beroenden/kontinuitet. I den sista berättelsen möter vi en organisation där problemet inte satt i systemen: utan i hur människor försökte få arbetet att fungera. De flesta informationsläckor börjar inte med ett intrång: de börjar med friktion i vardagen. När det är svårt att samarbeta på ett enkelt sätt hittar människor egna vägar runt systemen.
Vanliga exempel:
- privata molnkonton, till exempel Google Drive, för att snabbt dela stora filer
- specialiserade verktyg som fyller ett behov verksamheten saknar, som Trello eller andra projektytor
- tillfälliga filöverföringstjänster, exempelvis WeTransfer, när mottagaren saknar åtkomst
- kopior av dokument som sprids i mejltrådar för att “alla ska ha senaste versionen
Riskerna som uppstår
Det leder ofta till:
- okänd lagringsplats och jurisdiktion
- oklara åtkomster när projekt avslutas
- parallella versioner av dokument
- svårt att uppfylla gallring och registerkrav
- omöjligt att följa upp vem som sett vad
- beroende av enskilda medarbetares privata konton
Lösningen: gör det säkra enklast
Organisationen inför Nextcloud som den gemensamma ytan för extern delning och samarbete. Istället för att försöka förbjuda olika verktyg skapar man ett tydligt förstahandsval som faktiskt möter verksamhetens behov. Alla projekt med externa parter — kunder, leverantörer och konsulter — får en egen arbetsyta där filer delas och dialogen sker samlat.
I praktiken innebär det
- externa deltagare kan bjudas in utan interna konton
- stora filer kan delas utan speciallösningar
- kommentarer och beslut finns kvar med dokumentet
- rättigheter kan tas bort direkt när projektet avslutas
- samma plats används varje gång, ingen behöver välja verktyg
Användaren behöver inte längre fundera på hur något ska delas, bara med vem.
Börjar med att förstå verksamheten
Vår roll börjar sällan med att installera ett system. Den börjar med att förstå verksamheten. Vi hjälper kunder genom en förstudie där vi tillsammans kartlägger behov, informationsflöden och tekniska förutsättningar. Utifrån detta kan Nextcloud införas stegvis eller brett, beroende på vad organisationen faktiskt behöver.
Redpill Linpro levererar Nextcloud som en färdig SaaS-tjänst, driftad inom GDPR-ramar och i en ISO 27001-certifierad organisation. För verksamheter som vill äga hela leveranskedjan implementerar vi även Nextcloud on-premise i kundens egen infrastruktur.
