Digital suveränitet i praktiken: tekniken finns men hur lyckas vi med förändringen?

Diskussionerna blev öppna och konkreta. Här är några av de viktigaste insikterna vi tar med oss.

Nästan samtliga organisationer i rummet använde Microsoft eller Google som samarbetsplattform. Några hade börjat undersöka Nextcloud och en organisation använde redan plattformen. Samtidigt ansåg nästan alla deltagare att det redan idag finns mogna europeiska alternativ med bra funktionalitet. 

När vi frågade om deras organisation skulle vara tydligt mindre beroende av Microsoft om fem år trodde en klar majoritet att så skulle vara fallet. Det visar på en intressant skillnad mellan ambition och nuläge. Viljan att undersöka alternativ finns. Men det betyder inte att vägen dit är enkel. 

En utmaning som lyftes var hur organisationer under många år har byggt upp integrationer och arbetsprocesser kring Microsofts ekosystem. För varje ny integration och varje nytt beroende kan det bli svårare att genomföra en framtida förflyttning. 

Digital suveränitet handlar därför inte bara om vilka tekniska alternativ som finns tillgängliga, utan också om att undvika att dagens teknikval begränsar morgondagens handlingsfrihet.

När deltagarna diskuterade möjliga hinder var det inte i första hand teknisk installation eller säkerhetskrav som skapade oro. Istället återkom diskussionen till användarna. Nästan alla deltagare ansåg att användarnas acceptans var avgörande för om en migration skulle lyckas. En deltagare hade ett annat perspektiv och menade att användarna behöver anpassa sig till den lösning som bäst uppfyller organisationens krav på kontroll och säkerhet. Det fanns samtidigt en tydlig samsyn om att alternativa plattformar måste hålla en tillräckligt hög kvalitet och möta verksamhetens funktionella behov. 

Men det räcker inte att implementera en fungerande plattform. Organisationen behöver också förklara varför förändringen genomförs, involvera verksamheten, utbilda användarna och ge dem förutsättningar att förändra sina arbetssätt. Flera deltagare upplevde att förändringsledning idag inte får tillräckligt stort utrymme i organisationernas IT-projekt. 

Det väcker en viktig fråga: lägger vi för mycket fokus på att införa nya system och för lite på att säkerställa att människor faktiskt börjar använda dem?

Under en av dagens övningar bad vi deltagarna föreställa sig ett scenario där organisationens förflyttning till en mer suverän digital arbetsplats hade misslyckats om 5 år. Vad hade gått fel? 

Ett scenario som lyftes var att organisationen genomför en migration till ett alternativ till Microsoft eller Google, men att användarna blir missnöjda. Utan tillräcklig styrning, utbildning och förändringsledning börjar medarbetarna hitta egna lösningar. Skugg-IT växer fram och organisationen riskerar till slut att återgå till den tidigare plattformen. Det är ett scenario som illustrerar en viktig risk. 

En tekniskt genomförd migration är inte nödvändigtvis en lyckad migration. Om användarna inte följer med kan organisationen få nya utmaningar kring säkerhet, kontroll och informationshantering, just de områden som förflyttningen var tänkt att förbättra. 

Förändringsledning är därför inte en aktivitet som kan läggas till i slutet av ett migrationsprojekt. Den behöver vara en del av strategin från början.

En annan intressant fråga som kom upp handlade om samarbete mellan organisationer. En deltagare lyfte situationen för kommuner som samarbetar med andra kommuner. Även om en kommun väljer att börja använda Nextcloud, vad händer om de andra kommunerna fortsätter arbeta i Microsofts miljö? Kommer samarbetet att bli svårare? Kan organisationen känna sig pressad att använda samma plattform som sina samarbetspartners? 

Det här visar att beroenden inte bara finns i den egna IT-miljön. De finns också mellan organisationer. Digital suveränitet behöver därför kombineras med interoperabilitet, möjligheten att samarbeta, dela information och kommunicera över olika tekniska plattformar. Målet behöver inte vara att alla organisationer använder samma lösning, utan att de har möjlighet att välja olika lösningar utan att samarbetet försvåras.

Under förmiddagen presenterades verkliga exempel från organisationer som har tagit steg mot mer digitalt suveräna arbetsplatser. Deltagarna uppskattade särskilt att vi inte bara lyfte fram resultaten, utan också de utmaningar som organisationerna hade mött. 

Flera frågor handlade om dokumenthantering, befintliga mallar och dokument som byggts upp under lång tid i Microsofts miljö. Det kan vid första anblick verka som en mindre fråga. En gammal dokumentmall går trots allt att bygga om. Men i större organisationer kan det finnas mängder av dokumentmallar, avancerade dokument och etablerade arbetsprocesser som användarna är beroende av i sitt dagliga arbete. 

Det som tekniskt är möjligt att förändra kan fortfarande kräva betydande arbete och anpassning. Här blir tidiga tester med verkliga användare viktiga. Vilka dokument och arbetsflöden är mest kritiska? Vad fungerar direkt? Vad behöver anpassas? Genom att involvera verksamheten tidigt går det att identifiera utmaningar innan de påverkar hela organisationen.

Kostnaden var också en fråga som lyftes under diskussionerna, där en deltagare påpekade att en migration innebär initiala investeringar och att det kan dröja innan eventuella besparingar blir synliga. 

Samtidigt betonade flera deltagare vikten av kontroll och säkerhet, vilket visar att valet av digital plattform handlar om mer än enbart licenskostnader. Det handlar också om att minska leverantörsberoendet, behålla kontrollen över sin data och skapa flexibilitet att kunna anpassa sin digitala miljö när behoven förändras. I det sammanhanget diskuterades även betydelsen av exit-planer och vikten av att faktiskt testa dem i praktiken. 

En dokumenterad exit-plan är en bra utgångspunkt, men det är först när organisationen prövar möjligheten att lämna en leverantör som det blir tydligt vilka beroenden och utmaningar som finns. Genom att testa sin exit-plan kan organisationen få en mer realistisk bild av sin handlingsfrihet och vad som skulle krävas för att genomföra en framtida förflyttning.

Vi avslutade rundabordssamtalet med en fråga till deltagarna: 

Vad kommer du att göra under de kommande 90 dagarna för att din organisation ska bli mer digitalt suverän? 

Svaren handlade framför allt om att skapa intern medvetenhet, sprida kunskap om alternativ till Microsoft och Google, engagera fler kollegor och undersöka möjligheten att genomföra en proof of concept. Det är kanske en av dagens viktigaste insikter. 

Förflyttningen mot digital suveränitet behöver inte börja med ett beslut om att ersätta hela den digitala arbetsplatsen. Den kan börja med att kartlägga beroenden, testa en alternativ lösning inom ett avgränsat område, involvera användare eller undersöka om organisationens exit-plan faktiskt fungerar. 

Det viktiga är att börja skapa handlingsutrymme.